Qué debe llevar una factura de autónomo — y qué hace que la paguen
Los campos que necesita toda factura, los que provocan retrasos en silencio y cómo llevar el control de lo enviado, lo cobrado y lo vencido.
Una factura tiene dos trabajos. Debe satisfacer a una asesoría y debe cobrarse. La mayoría de los consejos cubren lo primero e ignoran lo segundo, y por eso abundan las facturas impecablemente formateadas que llevan dos meses sin pagar.
Un aviso antes de la lista: el mínimo legalmente obligatorio depende de dónde estéis dados de alta tú y tu cliente y de tu situación respecto al IVA. Nada de esto es asesoramiento fiscal: confirma los campos obligatorios una vez con tu asesoría y luego reutiliza eso como plantilla para siempre.
Los campos que la convierten en factura
- Un número de factura único. Correlativo, nunca reutilizado. Es el que más importa a tu asesoría y el que peor se improvisa.
- Fecha de emisión y una fecha de vencimiento — una fecha concreta, no «30 días».
- Tus datos: nombre o razón social, domicilio y tu identificación fiscal.
- Los datos del cliente, incluida su identificación fiscal.
- Líneas de detalle: qué se hizo, cantidad u horas, precio unitario, total de línea.
- Base imponible, impuestos, total — y si no repercutes impuesto, el motivo, que a menudo es una obligación legal y no una cortesía.
- Datos de pago: número de cuenta, IBAN, lo que el cliente necesite de verdad para enviar el dinero sin escribirte para preguntar.
- La divisa, indicada de forma explícita. «1 500» no es un importe si trabajas con el extranjero.
Los campos que nadie enumera y que deciden si cobras
Un vencimiento escrito como fecha. «A 30 días» exige una operación aritmética a alguien que no tiene ningún motivo para hacerla a tu favor. «Vencimiento: 2 de octubre de 2026» no exige nada.
Líneas en el idioma del cliente, no en el tuyo. «Fase de discovery» no significa nada para la persona de cuentas a pagar que sostiene tu factura junto a un pedido. «Rediseño web — investigación y wireframes, 12 h» sí puede casarse con algo que reconoce y que se aprobó.
Un número de pedido, si el cliente los usa. En cualquier empresa mayor que un puñado de personas, una factura sin la referencia va a una cola donde alguien tiene que averiguar a qué corresponde. En esa cola es donde las facturas pasan sus meses sin cobrar. Pregúntalo una vez, al empezar el proyecto, y luego ponlo en todas.
Un destinatario con nombre. Enviar a una dirección genérica de la empresa es enviar a nadie en particular. Pregunta quién recibe las facturas: normalmente no es la persona para la que trabajaste.
Un PDF, no un documento. Envía un PDF. Cualquier otra cosa invita al cliente a abrirlo, reflowearlo o modificarlo sin querer, y parece provisional.
Y luego sigue la pista de lo que pasa con ella
Esta es la parte que peor hacen los autónomos, porque ocurre después de la parte satisfactoria. Una factura no termina cuando la envías. Tiene un estado, y el estado importa:
- Borrador — escrita, no enviada.
- Enviada — en poder del cliente, el reloj corre.
- Cobrada — cerrada.
- Vencida — pasada la fecha y de nuevo asunto tuyo.
Sin esos estados, en diciembre acabas rebuscando en el correo enviado para saber si la factura de junio llegó a pagarse. Con ellos, reclamar es un vistazo de cinco segundos a una lista en vez de una investigación desagradable.
Invocat ByEase está construido justo alrededor de ese ciclo: líneas, descuentos, impuestos y varias divisas en la factura, un PDF cuidado para enviar y seguimiento de estado por borrador, enviada, cobrada y vencida. Como las horas y los gastos ya están en el proyecto, la factura se monta con lo que registraste en lugar de reescribirse.
Tus datos se quedan en tu dispositivo y en tu propio iCloud. Para un archivo que contiene todos tus clientes y lo que paga cada uno, eso no es un detalle menor.
Sobre reclamar pagos atrasados
Reclama pronto y sin emoción. Un mensaje corto al día siguiente del vencimiento —«la factura 2026-041 vencía ayer, ¿puedes confirmarme que está en la remesa?»— recupera la mayoría de los pagos tardíos, porque la mayoría de los retrasos no son una negativa. Son una factura en la bandeja equivocada.
A los autónomos que cobran a tiempo no se les da mejor negociar. Simplemente se dan cuenta antes.