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PDF auf dem Mac verkleinern, ohne es irgendwo hochzuladen

Drei Wege, ein PDF unter macOS zu verkleinern, bei denen die Datei nie einen Server sieht: der eingebaute Vorschau-Filter, ein selbst gebauter Quartz-Filter und Stapelkomprimierung.

Fast jedes Suchergebnis zu „PDF komprimieren” ist eine Website. Sie wählen eine Datei, sie wird hochgeladen, ein Fortschrittsbalken läuft, und Sie laden etwas Kleineres herunter. Das funktioniert — und es bedeutet zugleich, dass ein Vertrag, eine Rechnung oder ein Befund gerade auf einem Server lag, über den Sie nichts wissen, unter einer Aufbewahrungsfrist, die Sie nicht gelesen haben.

Bei einem belanglosen Dokument ist das ein fairer Tausch. Bei allen anderen gibt es hier drei Wege, ein PDF auf dem Mac zu verkleinern, bei denen die Datei das Gerät nie verlässt.

1. Der eingebaute Filter der Vorschau — gratis, sofort, oft zu grob

macOS bringt einen Komprimierungsfilter mit. Er versteckt sich an einer seltsamen Stelle:

  1. Öffnen Sie das PDF in der Vorschau.
  2. Ablage → Exportieren… — nicht Sichern unter und nicht Als PDF exportieren. Nur das schlichte Exportieren zeigt das Filtermenü.
  3. Wählen Sie unter Quartz-Filter den Eintrag Reduce File Size.
  4. Sichern Sie unter einem neuen Namen.

Dieser Filter liegt tatsächlich auf Ihrem Mac, Sie können ihn sehen:

ls /System/Library/Filters/ | grep Reduce
# Reduce File Size.qfilter

Der Haken: Er hat keinerlei Einstellungen. Apples Filter rechnet jedes Bild auf eine feste Auflösung herunter und kodiert es mit fester JPEG-Qualität neu — egal, was für ein Dokument es ist. Bei einem textlastigen Bericht sehen Sie möglicherweise 80 % weniger ohne sichtbaren Unterschied. Bei einem Portfolio, einem gescannten Plan oder allem mit Fotografien ist das Ergebnis häufig unbrauchbar: weiche Schrift, klobige Verläufe und Diagramme, die still ihre feinen Linien verloren haben.

Und man kann vorher nicht erkennen, welches der beiden Ergebnisse man bekommt. Man sieht es erst hinterher.

2. Einen eigenen Quartz-Filter bauen — gratis, fummelig, dauerhaft

Weil der Filter nur eine Datei ist, können Sie einen sanfteren bauen. Das ColorSync-Dienstprogramm (in /Programme/Dienstprogramme/) hat einen Reiter „Filter”, in dem sich Reduce File Size duplizieren und die Bildauflösung sowie die Komprimierungsqualität von Hand ändern lassen. Nach dem Sichern erscheint er im Exportmenü der Vorschau neben Apples Variante.

Das ist die beste kostenlose Antwort und lohnt sich wirklich, wenn Sie immer denselben Dokumenttyp komprimieren. Zwei ehrliche Einschränkungen: Die Oberfläche ist ein Relikt, das sich seit fünfzehn Jahren kaum verändert hat — und Sie exportieren weiterhin eine Datei nach der anderen.

3. Stapelkomprimierung mit Qualitätsregler

Das eigentliche Problem der beiden Wege oben ist nicht die Qualität. Es ist, dass ein Mac ein PDF pro Durchgang durch einen Dialog verkleinert — und im Monatsendordner liegen vierzig davon.

Für genau diese Form von Arbeit gibt es ByEase File Tools. Ordner hineinziehen, Qualität einmal einstellen, alle Dateien werden verarbeitet — mit einem Regler, bei dem Sie über den Kompromiss entscheiden statt Apples festen Schätzwert hinzunehmen. Nichts wird hochgeladen: Die App hat überhaupt keinen Serverteil, was eine stärkere Zusicherung ist als jede Datenschutzerklärung, weil die Dateien schon im Prinzip nirgendwohin können.

Sie läuft außerdem aus dem Kontextmenü des Finders: Dateien markieren, Rechtsklick, Open in ByEase.

Was wann

  • Ein Dokument, überwiegend Text — der Filter der Vorschau. Gratis und schon da.
  • Jede Woche derselbe Dokumenttyp — einmal einen eigenen Filter im ColorSync-Dienstprogramm bauen.
  • Ein ganzer Ordner, oder irgendetwas mit Bildern, die Ihnen wichtig sind — ein Werkzeug mit Qualitätsregler und Stapelverarbeitung.

Was Komprimierung eigentlich tut

Nahezu die gesamte Größe eines PDFs steckt in den Bildern. Komprimierung kodiert diese Bilder mit geringerer Auflösung oder Qualität neu; an Text kann sie praktisch nichts ändern. Daraus folgen zwei praktische Dinge:

  • Ein PDF, das wirklich nur aus Text besteht und schon klein ist, schrumpft kaum. Wenn ein 40-KB-Dokument sich nicht komprimieren lässt, ist nichts kaputt.
  • Komprimierung ist verlustbehaftet und einseitig. Behalten Sie immer das Original — jeder Weg oben sollte in eine neue Datei schreiben und niemals überschreiben.

Wenn es nur darum geht, unter ein Anhangslimit zu kommen, ist Aufteilen oft besser, als die Bilder zu zerdrücken. Das ist eine andere Aufgabe und eine andere Anleitung.